怎樣選擇 HR 系統，讓公司管理有效又規范？

本文來自微信公眾號：蓋雅學苑（ID：thinkwithgaia），作者：郭雨琛，原文標題：《HR 系統選型成功的三個底層邏輯》，題圖來自：視覺中國

一、HR 系統選型的最優解

【資料圖】

組織是相互影響的生態而非獨立部門之間的排列組合，更像是生命體而不是機器。

所以在談系統選型成功前，我更想先談談系統化思維三個維度，即結構化思維、全局思考、動態思考。從系統性思維出發，組織是不斷進化的，唯一不變的就是變化，本文所談的數字化系統也需要不斷進化。

但如同自然界的進化方向是隨機的，組織的進化方向也往往是規范不住的，無論哪種系統，天然就是整體解決方案，單點調整會對其他模塊產生影響。

所以管理和系統往往在規范性和時效性兩方面產生矛盾。

同時能滿足規范性和時效性的模型，最優解莫過于企業的供應鏈體系：最小顆粒度的制造單元 + 可排列組合的上下游關系，既可以保持高產能，又可以快速切換所生產的產品。與此類似，HR 系統選型的最優解便是：最小顆粒度的管理單元 + 可排列組合的管理規則。

最小顆粒度的管理單元，即適用于同一套管理規則的人群；管理上可通過設置序列、子序列、職務、職位等等方式識別。

可排列組合的管理規則，即梳理多套符合管理訴求的制度 / 流程，如人事流程、差旅流程、考核方案、薪資架構、福利方案、培訓計劃等；類似于武器庫，在實際管理中為每個最小管理單元匹配合適的管理規則。

例如，根據考核方式是 OKR 還是 KPI、考核周期是月度 / 季度 / 年度、薪酬是否含激勵性薪酬、工作地是一線 / 二線，篩選出如下最小管理單元并匹配管理規則（未出現的組合方式即本案例的實際管理中沒有對應的人群）：

為實現 HR 系統的最優解，我認為企業在進行系統選型需要注意以下三個方面，也即選型成功三要素，本文將結合這三個要素，與大家具體分享一些選型過程中的具體經驗。

二、" 高內聚低耦合 " 的系統架構

讓數據的歸數據、讓規則的歸規則

高內聚低耦合，是軟件工程中的概念，在此意為在一個系統中盡可能閉環一種業務。目的是將最小管理單元與 HR 各業務的管理規則，拆解到在不同的系統中實現，盡可能規避跨系統支持一種業務的情況。

在當下 Saas 化的趨勢下，這種架構的優勢更加明顯，具體表現在：

1. 保證全公司共享同一套人事主數據：每名員工在各應用系統產生的數據也可以根據工號、域賬號等唯一識別碼串聯起來形成員工的全生命周期數據，為兌現數字化價值打好基礎；

2. 能兼顧穩定性和靈活性，滿足當下業務需求的同時，在技術不發生根本性變革的情況下能匹配中長期發展，避免整體推翻重構并在局部替換時減少更換成本。

基于上述原則，企業系統架構中的核心系統、主數據平臺、應用系統也分別承擔著不同價值（參考下圖）：

核心系統主要承擔的價值是：能通過多個條件的排列組合，識別出最小顆粒度的管理單元，即提供人事主數據。

主數據平臺主要承擔的價值是：保證全公司共享同一套人事主數據，并避免其他系統的數據影響核心系統；如直接與核心系統對接的系統盡可能精簡，通常保留 IM、AD 域、SSO、主數據平臺、ERP 即可。

應用系統承擔的價值是：將管理動作拆解為執行步驟，每個步驟均可配置規則，最后通過排列組合實現管理訴求。

例如將績效考核拆分為：目標確認→員工自評→確認評價人→ 360 環評→上級評價→部門校準→結果公示等標準執行步驟，每個步驟中可以分別配置哪個角色能看到什么字段能做什么操作，也可以根據管理訴求在結果公示前再增加一個 " 部門校準 " 環節作為上級部門校準。

三、" 產品力 + 服務能力 +X" 的考量維度

讓專業系統做擅長的事

接下來展開聊聊系統選型過程中需要關注哪些考量維度。

首先，產品力是基石，功能滿足 90% 管理場景的產品一定比滿足 40% 的更能在當下幫助到組織；其次，考量服務能力是為了保證廠商在項目和運維階段均能有質量過關的交付。

最后，基于上述 " 核心系統 + 主數據平臺 + 應用系統 " 的架構，針對不同類型的系統，考量維度也存在一定區別。

1. 核心系統

需要的能力是：

一方面，能通過多個條件的排列組合，識別出最小顆粒度的人群，即最小顆粒度的管理單元；另一方面，能通過適當規范管理行為，協助組織形成體系性的管理規則。

因此核心系統選型時，需要考量的維度如下：

1）產品力：產品標準功能（非客開）滿足 85~90% 的管理場景；用戶體驗簡單、快捷、良好；滿足信息安全要求，且具備多種信息安全資質（如 ISO27001、等保三級、SOC2 type II）；

2）服務能力：項目經理資歷，考察最終交付質量能否有保證；講標情況，考察對需求了解的程度、考察實施過程中實施方項目管理能力（如對項目計劃、交付成果、質量控制、風險控制的能力）；售后服務支持能力，考察項目結束后的持續服務水平；

3）可延展性：核心系統范圍內的產品線完整程度。

2. 主數據平臺

提供標準接口服務（組織、人員、異動等），自研或者數倉產品均可，不做展開。

應用系統，需要的能力是：

首先，能通過系統配置而非定制化開發，快速響應管理訴求的變化；其次，針對特殊場景，可通過客制化開發充分滿足管理訴求； 另外，能帶來增值服務支持業務更好的發展，增值服務在各垂直領域各有特色。

因此，應用系統選型時，需要考量的維度如下：

1）產品力：產品功能（含客制化）滿足 95% 的管理場景、滿足信息安全要求；

2）服務能力：同核心系統。

3）增值服務方面，舉一些 HR 場景常見的系統，僅供大家參考：

招聘系統：招聘活動策劃、多渠道的招聘門戶（APP、小程序、抖音、Web … .）

考勤系統：排班 - 考勤 - 假期 - 工時一體化，支持閉環做勞動力管理

績效系統：目標（OKR/KPI）- 績效考核 - 激勵性薪酬一體化，支持閉環做目標管理

培訓系統：書籍、課程、公開課、直播資源

長期激勵：信托服務、稅優籌劃、合規咨詢

……

此外，選擇應用系統時，盡可能選擇在垂直領域深耕的產品，不僅產品力過硬、增值服務價值更高，隱形參數也能得到保證，例如權限管理是否健全、數據遷移是否負責、系統是否足夠穩定。

四、治理數據鏈路，兌現數字化價值

通常情況下，基于前兩步搭建出來的 HR 系統已經足以滿足 HR 業務高效開展了。但搭建系統從來不是數字化的最終目的，而是實現數據驅動決策的手段。

HR 數字化的價值是通過數據收集→數據質量治理→數據流向治理→數據加工→數據呈現→數據分析等步驟，將人事數據及時準確地呈現給從業人員及各級管理者，通過數據驅動管理決策從而協助業務更好的發展，例如通過數據看板看出某個團隊的個人績效與司齡為正相關關系，則可初步判斷團隊 leader 績效打分偏向老成員。

其中，上述數據治理各環節的目標分別為：

1. 通過數據采集工具將數據集中到系統中進行存儲；

2. 通過數據質量治理提高系統中數據的準確性；

3. 通過規范數據流向保證宏觀上數據不會相互干擾，

4. 通過精細設計系統間的數據傳輸方式及同步節奏保證數據實時性；

5. 通過確定的規則將數據轉化為參考指標；

6. 最后由 BI 工具來做數據呈現，從業人員及各級管理者基于看板做分析。

另外，值得注意的是數據不是系統上線后就 OK 了的，系統能做的只有第一步和第三步，仍需要將上述鏈路完全打通才能兌現數字化價值。

以上就是我對系統選型階段需要關注問題的討論。

最后我們依舊回歸到系統化思維的角度來看，組織是不斷進化的，唯一不變的就是變化，系統亦是如此，當前的討論也只是基于 Saas 化大趨勢下的一些淺見，期待能在當下幫助到更多的伙伴做出最優的選擇。

參考文獻 1：頂尖到手，都有系統化思維

參考文獻 2：DHR 布局前，需要考慮的 3 個管理問題

本文來自微信公眾號：蓋雅學苑（ID：thinkwithgaia），作者：郭雨琛